Dokumente digitalisieren und reibungsloser Arbeiten

Scans ersetzen Papier – erklärtes Ziel vieler Unternehmen, um die Digitalisierung voranzubringen

Service Made in Germany
Jetzt anrufen: +49 (0) 800 1184166

Unser Scanservice. Maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.

Befreien Sie sich von zeitraubender Arbeit und nutzen Sie unseren Scanservice

Sie möchten Ihre Ablage oder Ihr Altarchiv digitalisieren? Dann können Sie entweder in teure Hardware investieren und eigenes Personal an diese Arbeit binden oder Sie lassen Ihre Ordner und Dokumente einfach von uns einscannen.

Als Scandienstleister bieten wir Ihnen die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Belege tagesaktuell, wöchentlich oder monatlich an.

  • GOBD & AO Vorgaben gewährleisten Gesetzliche Vorschriften berücksichtigen Datenarchivierung nach BDSG
  • Kosten und Zeit sparen Qualitätsarbeit aus professioneller Hand Deutschlandweiter Service, von Kunden ausgezeichnet

  • Schnellstmögliche Bearbeitung Ihrer Unterlagen Kundenorientierter Service Papier zusenden, digitale Dateien zurückbekommen

  • Zugriff auf Dokumente immer und überall Schnell und einfach Per Cloudservice oder digitalem Datenträger

Senden Sie uns Ihre Dokumente...

...um sie scannen zu lassen

Schicken Sie uns Ihre Dokumente per Paket oder nutzen Sie unseren Kurierdienst, damit wir die Dokumente direkt bei Ihnen abholen.

Unser Kundenspektrum erstreckt sich deutschlandweit und über Unternehmen von unterschiedlichster Größe und Branche. Seien es kleine Geschäftsdokumentationen im einfachen DIN A4-Format oder Bauakten mit großformatigen Bauplänen, Sie können sämtliche Formate ganz einfach bei uns einscannen lassen. Alle Dokumente, die bei uns eingehen oder von uns abgeholt werden, werden unverzüglich und zeitsparend eingescannt und entweder als Datei Online zum Direktabruf oder auf einem digitalen Datenträger ihrer Wahl zur Verfügung gestellt, sodass Sie die Dokumente direkt in Ihrem Dokumentenmanagement-System archivieren können.

Darüber hinaus scannen unsere Scanner bei jedem Dokument Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei leere Rückseiten natürlich entsprechend gelöscht werden.

Qualität & Vollständigkeit

Wichtige Dokumente, wie Buchhaltungsunterlagen, Verträge oder technische Dokumentationen, sollten vollständig und gut lesbar eingescannt und digital abgespeichert sein.

Die optimale Qualität wird nicht durch jeden Büro-Scanner gewährleistet. Häufig kommt es vor, dass Dokumente doppelt eingezogen werden oder die eigenen Mitarbeiter neben ihren Tagesaufgaben mit dem zusätzlichen Einscannen von Dokumenten schlichtweg überlastet sind. Dann sollten Sie Ihre Dokumente einscannen lassen.

Unsere Hochleistungs-Scanner scannen jedes Dokument in erstklassiger Qualität. Moderne Scantechnik sorgt gleichzeitig für automatischen Qualitätsabgleich. Keine Informationen gehen verloren und Doppeleinzüge sind technisch ausgeschlossen. Unsere Mitarbeiter prüfen jedes Blatt & Dokument parallel beim Scanvorgang auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.

Auszug Referenzen

Ein Auszug unserer Kunden auf ein Blick.

Sie sind noch nicht vollends überzeugt? Hier sehen Sie einen Auszug unserer Referenzen.

– Premium Scan Service-Lösungen für anspruchsvolle Kunden.

PDF & OCR

Wenn Sie Ihre Dokumente bei uns einscannen lassen, liefern wir vollindizierte Acrobat PDF‑Dateien als Standard. Das bedeutet, dass alle PDF-Dokumente bereits eine Volltexterkennung (OCR) beinhalten und somit nach Stichworten durchsuchbar sind. Auf Wunsch liefern wir außerdem PDF-A Dateien zur revisionssicheren Archivierung, beispielsweise von Buchhaltungsunterlagen.  

Datei Formate wie TIFF oder JPG sind ebenfalls als Option möglich.

Sie senden uns Ihre Papierstapel und erhalten schnell und einfach digitalen Dokumente zurück!

Indizierung & XML für DMS

Neben dem Einscannen von Dokumenten bieten wir zudem selbstverständlich die Indizierung, also die Datenerfassung der wichtigen Suchkriterien pro Dokument an. Hierfür erfassen wir zu jedem gescannten Dokument die Daten, die Sie benötigen, damit die Dokumente digital recherchierbar bzw. im Dokumentenmanagement ablegbar und archivierungsfähig sind.

Das sind beispielsweise Daten wie:

  • Rechnungsnummern
  • Empfänger oder Absender
  • Belegdatum
  • Abteilung oder Niederlassung
  • Belegart

Unsere Scanpreise

Kosten für den Scanservice. Was kostet es meine Akten scannen zu lassen?

Testen Sie unseren Scanservice anhand eines kostenlosen Probescans oder sprechen Sie uns gern an, um direkt ein individuell abgestimmtes Angebot zu erhalten. Wir besprechen im Vorfeld mit Ihnen die Eckdaten, wie Scanmodus und Datenübergabe und senden Ihnen anschließend gemäß unserer Absprache ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot zu.

Der Preis des Auftrags richtet sich vollständig nach Art der Akten und Dokumente, die Sie digitalisieren möchten. Für die Preisbildung kommt es darauf an, ob Ihre Akten in gleichem Format gehalten sind oder ob die ein oder andere Akte eventuell Groß- oder Sonderformate enthält, die natürlich auch problemlos von uns digitalisiert werden können, jedoch den Scanprozess etwas verzögern.

Also: Schonen Sie Ihre Scanner und lassen Sie Ihre Dokumente einfach und schnell bei uns einscannen!

Für ein konkretes Angebot und weitere Informationen kommen Sie gerne einfach auf uns zu.
Nutzen Sie den Scan Service von meinarchiv24.de und fangen Sie an, Ihre Dokumente zu scannen zu lassen! Jetzt ab € 12,95 pro gescanntem Aktenordner!

Scan-Standard

12,95 / Aktenordner

  • DuplexScan Service (beidseitig) Digitalisierung von Akten als PDF (300dpi)
  • Durchsuchbare PDF (OCR-Scan-Software)
  • Vor- und Aufbereitung der Akten (inklusive)
  • Übertragung der Scandaten per Download/Festpaltte
  • SecureScan©-Verfahren für optimalen Datenschutz
  • nur 1 Scanformat (DIN A3-A6)

Scan-Mischordner

24,95 / Aktenordner

  • DuplexScan Service (beidseitig) Digitalisierung von Akten als PDF (300dpi)
  • Durchsuchbare PDF (OCR-Scan-Software)
  • Vor- und Aufbereitung der Akten (inklusive)
  • Übertragung der Scandaten per Download/Festpaltte
  • SecureScan©-Verfahren für optimalen Datenschutz
  • Scan-Mischformat (DIN A3-A6)

Scan-Belegordner

34,95 / Aktenordner

  • DuplexScan Service (beidseitig) Digitalisierung von Akten als PDF (300dpi)
  • Durchsuchbare PDF (OCR-Scan-Software)
  • Vor- und Aufbereitung der Akten (inklusive)
  • Übertragung der Scandaten per Download/Festpaltte
  • SecureScan©-Verfahren für optimalen Datenschutz
  • alle gängigen Scanformate
  • Scan Service für „Originale“ (getackert bzw. gebunden) und Belegordner Scan (Buchhaltungsunterlagen)
  • Erneutes Zusammenheften von Belegen nach erfolgtem Scan-Vorgang

Dokumentensicherung

Dokumente durch Digitalisierung gegen Verlust, Beschädigung und unbefugten Zugriff sichern!

Wir bieten Ihnen mit unserer Scandienstleistung ein Höchstmaß an Datensicherheit, um Ihre Dokumente gegen Verlust, Beschädigung und unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Scanner erzeugen vollumfängliche digitale Kopien Ihrer unternehmensrelevanten Dokumente und Unterlagen. Wir archivieren Ihre Dokumente zur Langzeitsicherung auf Datenträgern, von denen Sie selbstverständlich mehrere Kopien erhalten und Drüber hinaus, wenn Sie möchten, auch in physischer Form in einem unserer Lagerabteile.

Digitale Dokumente bieten ein Maximum an Sicherheit und Platzersparnis. Zusammengefasst in einer überschaubaren und leicht zu bedienenden PDF-Verzeichnisstruktur, kommen auch ungeübte Benutzer schnell im digitalen Archiv zurecht, sofern sie über ausreichende Zugriffsrechte verfügen. Sie benötigen lediglich den Acrobat PDF-Viewer, um mit den digitalen Daten zu arbeiten.

Platz, Zeit & Kosten sparen

Sie sparen 99% Platz im Vergleich zu der bisherigen Ablage, wenn sie Ihre Dokumente digitalisieren lassen. Jedes Dokument ist in einem Bruchteil gefunden, und kann bearbeitet oder versendet werden. Jede von uns erstellte PDF-Datei benötigt ca. 30 KB Speicherplatz (je nach Seitenumfang) und ist mit einer Texterkennung gespeichert, die eine blitzschnelle Suche nach jedem Text ermöglicht.

Ihre Vorteile auf einen Blick.

Überzeugen Sie sich von unseren Dienstleistungen und profitieren Sie von unseren Angeboten.

  • Alles aus einer Hand - Abholung, Scan Service (Digitalisierung), Lagerung, Rücktransport oder ggf. Aktenvernichtung
  • Unser SecureScan©-Verfahren garantiert Ihnen optimalen Datenschutz
  • Volltextsuche (OCR) in den gescannten Dokumenten möglich
  • Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung sicherstellen durch unseren Scan Service
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre gescannten Daten
  • Kostenersparnis (Mietersparnis, Zeitersparnis, Personalkostenersparnis)
  • Aktualität und Verfügbarkeit von gescannten Daten
  • GoBD-konforme Digitalisierung & Archivierung

Kontakt aufnehmen

Häufig gestellte Fragen

Viele Kunden haben offene Fragen. Die am häufigsten gestellen Fragen und Ihre Antworten finden Sie hier:

Welches Scan Service Paket benötige ich?

Bitte wählen Sie das Scan-Standard-Paket aus wenn Ihre Akten ausschließlich ein DIN - Format enthalten (z.B.: nur DIN A4).

Bitte wählen Sie das Scan-Mischordner-Paket aus wenn Ihre Akten mehr als ein DIN - Format enthalten (z.B.: DIN A4, A3 gemischt)

Bitte wählen Sie das Scan-Belegordner-Paket aus wenn Ihre Akten gebundene Dokumente (Verträge, beglaubigte Unterlagen) enthalten, welche nicht entbunden werden sollen. Bitte wählen Sie ebenso bei Rechnungen, Belegen oder Lieferscheinen, welche wieder zusammengeheftet werden sollen das Belegordner - Paket aus. Im Belegordner - Paket sind ebenfalls gemischte DIN - Formate enthalten.

Wie lange dauert der Scan Service für meine Akten?

Je nach Auftragslage kann die Dauer der Fertigstellung Ihres Auftrags variieren. Im Durchschnitt werden pro Werktag bis zu 150 Akten fertig gestellt.

Ist ein Probescan vorab möglich?

Vereinbaren Sie jetzt mit uns einen kostenlosen Probescan für ein bis zwei Ihrer Akten und senden Sie uns eine Akte Ihrer Wahl zu. Schreiben Sie uns eine E-mail an info@meinarchiv24.de und testen Sie unseren Scan Service. Bei einem Probescan fallen Ihnen bis auf den Versand durch Ihren Versanddienstleister keine weiteren Kosten an. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen anschließend Ihr Scan Vorhaben.

Können auch Sonderformate (Postkarten/Karteikarten) gescannt werden?

Gerne scannen wir Ihnen auf Nachfrage Dokumente mit Sonderformaten. Bitte wenden Sie sich dafür an den Kundensupport und schreiben eine Email an info@meinarchiv24.de.

Wie erhalte ich meine Scanunterlagen?

Auf Wunsch senden wir Ihnen eine passwortgeschützte Festplatte mit dem Scanergebnis zu. Des Weiteren können Sie über einen Passwort gesicherten Download - Link Ihre Akten online herunterladen.

Sie haben weitere offene Fragen? Schreiben Sie uns. Wir sind für Sie da!

Datenschutz und Rechtssicherheit

Mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 8.März 2003 und der Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a Abgabenordnung (AO) wird jedem Steuerpflichtigem die Erleichterung genehmigt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch bildlich auf Datenträgern zu speichern. Ausgenommen von dieser Regelung sind allerdings amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen.

Eine vollständige Rechtssicherheit der eingescannten und digitalisierten Dokumente wird Ihnen von uns garantiert. Sie bekommen nicht nur digitale Dokumente für die revisionssichere Archivierung von uns geliefert, sondern nebstdem auch eine Verfahrensdokumentation, wie es vom Gesetzgeber für das ersetzende Scannen gefordert wird.

Fullservice Scandienstleistung für einzuscannende Dokumente

Wir übernehmen den kompletten Ablauf beim Einscannen von Dokumenten. Angefangen bei der Dokumentenlogistik, der Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang, der Datenerfassung per se sowie der Archivierung im Wunschformat bis hin zur Langzeitlagerung der Originale in einem unserer Archive oder deren Vernichtung.

Jetzt unverbindlich anfragen

Mit Hilfe unseres Formulars können wir Ihren Bedarf schon in Kürze relativ genau erkennen und Ihnen in der Regel binnen 24-48 Std. ein unverbindliches Angebot unterbreiten. Teilen Sie uns Ihre Wunschpakete z.B. unseren Scan Service mit. Unser Service Team wird Ihre Anfrage nach Ihren Wünschen bearbeiten und sich ggf. bei Rückfragen bei Ihnen telefonisch oder per E-Mail melden.


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